Vedtægter

VEDTÆGTER
for
foreningen
Kollegiernes Kontor I København f.m.b.a. pr. generalforsamling 2018.

Præambel
Formålet med foreningen Kollegiernes Kontor i København er at etablere en demokratisk organisation til administration af boliger, hvor medlemmerne har fuld indflydelse på administrationspolitikken. Dette skal sikre en effektiv og smidig boligadministration kombineret med fuld gennemsigtighed omkring administrationsbidrag og de ydelser, som foreningen leverer til sine medlemmer.

§ 1. Navn og hjemsted

Stk. 1. Foreningens navn er "Kollegiernes Kontor I København", stiftet den 30. september 2002. Foreningens binavn er "KKIK" ("Kollegiernes Kontor I København").

Stk. 2. Foreningen har hjemsted i Københavns kommune.

§ 2. Formål

Stk. 1. Foreningens formål er at administrere boliger, fortrinsvis for unge herunder kollegier og ungdomsboliger.

Stk. 2. Foreningen påtager sig administration, venteliste/indstilling, byggesagsadministration m.v. af

• almene ungdomsboliger
• selvejende institutioner
• fondskollegier
• støttede private kollegier
• studieboliger ejet af private investorer

Stk. 3. Foreningen påtager sig samme opgaver for andre end medlemmer. Administrationsopgaver for andre end medlemmer skal godkendes af bestyrelsen.

§ 3. Medlemsforhold

Stk. 1. Ret til medlemskab af foreningen har selvejende kollegier og almene ungdomsboligorganisationer, herefter tillige kaldet medlemmer.

Stk. 2. Andre ejere af udlejningsejendomme end de i stk. 1 anførte kan optages som medlemmer, såfremt foreningens bestyrelse forud for indmeldelsen giver samtykke hertil. Bestyrelsen skal ikke begrunde en eventuel afvisning, idet foreningen primært skal virke som administrator for de i stk. 1 anførte boligorganisationer.

Stk. 3. Indmeldelse i foreningen sker ved indgåelse af en Administrationsaftale for medlemmer. Indgåelse af en administrationsaftale forhandles med foreningens direktion og bestyrelse. Ved indgåelsen af en administrationsaftale mellem foreningen og det enkelte medlem overlader medlemmet alle praktiske funktioner vedrørende medlemmets ejendomme mv. til foreningen. Medlemmet bevarer dog fuld indflydelse på administrationen af sine ejendomme sml. blandt andet § 5, stk. 5 og § 6, stk. 12 og 16.

Stk. 4.  Et medlem kan med 12 måneders varsel til et regnskabsårs udløb udmelde sig af foreningen ved at give skriftlig besked herom til foreningens direktion.

Stk. 5. Et medlem, der væsentligt eller gentagne gange ikke opfylder de af medlemskabet flydende forpligtelser herunder, men ikke begrænset til, forpligtelser i henhold til den indgåede administrationsaftale, kan ekskluderes af foreningen. Beslutning om eksklusion af et medlem træffes af bestyrelsen. Bestyrelsens begrundede beslutning om eksklusion skal forelægges generalforsamlingen til godkendelse og vedtages med tilslutning fra 2/3 af de afgivne stemmer.

§ 4. Kapitalforhold

Stk. 1. Administration af medlemmernes ejendomme skal ske til kostpris, og foreningen skal derfor ikke uden formål oparbejde overskud. Bestyrelsen har dog pligt til at sikre, at foreningens kapitalberedskab stedse er forsvarligt i forhold til foreningens aktiviteter herunder administrationsforpligtelser overfor for medlemmerne samt eventuelle forpligtelser overfor tredjemand. Bestyrelsen sikrer, at der hvert år udarbejdes en opgørelse over det forventede nødvendige kapitalberedskab.

Stk. 2. Hvert medlem betaler et årligt administrationsbidrag til foreningen for dennes administration af medlemmets ejendomme.

Stk. 3. Administrationsbidraget reguleres årligt under iagttagelse af stk. 1. Vurderer bestyrelsen at det oparbejdede kapitalberedskab er større end nødvendigt, kan bestyrelsen fastsætte hvordan det overskydende beløb skal anvendes.

Stk. 4. I forbindelse med godkendelsen af et årsregnskab fastsætter bestyrelsen administrationsbidraget for det kommende regnskabsår. Det af bestyrelsen fastsatte administrationshonorar skal godkendes af medlemmerne på den ordinære generalforsamling i forbindelse med godkendelsen af det seneste årsregnskab. Såfremt generalforsamlingen ikke kan godkende det af bestyrelsen fastsatte administrationshonorar, skal bestyrelsen senest 14 dage efter den ordinære generalforsamling fastsætte et revideret administrationshonorar. Dette forslag skal forelægges en ekstraordinær generalforsamling, der indkaldes med 2 ugers varsel.

Stk. 5. Bestyrelsen er bemyndiget til at optage en passende kredit i et pengeinstitut.

§ 5. Generalforsamlingen

Stk. 1. Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed og træffer blandt andet beslutning om:

1. Godkendelse af årsregnskab og beretning.
2. Valg af revisor.
3. Valg af eksterne bestyrelsesmedlemmer.
4. Valg af medlemsrepræsentanter til bestyrelsen. 
5. Foreningens administrationspolitik, herunder størrelse af administrationsbidrag.
6. Ændring af vedtægterne.
7. Eksklusion af medlemmer.
8. Opløsning af foreningen.

Stk. 2. Mødeberettiget på foreningens generalforsamling er beboere fra alle medlemmer af foreningen, samt de eksterne medlemmer af bestyrelsen. Hvert medlem kan dog højst være repræsenteret af seks fysiske personer med fuldmagt til at repræsentere medlemmet. Bestyrelsen fra det enkelte kollegie fastsætter hvem der deltager fra det enkelte medlem, idet bestyrelsesmedlemmer har første ret. Herefter kommer medlemmer af beboerrådet/afdelingsbestyrelsen.Den eller de fremmødte personer skal på dirigentens forlangende dokumentere, at de har behørig fuldmagt til at repræsentere det pågældende medlem. Alle personer, der repræsenterer et medlem og bestyrelsen på generalforsamlingen, har adgang til at tage ordet dér.

Stk. 3. Hvert af foreningens medlemmer har 6 stemmer på generalforsamlingen. Et medlem kan meddele én eller flere personer fuldmagt til at afgive stemmerne på generalforsamlingen. Medlemmet bestemmer selv, hvorledes stemmerne skal fordeles mellem sine repræsentanter, ligesom et medlem kan vælge at give møde på generalforsamlingen ved én repræsentant med fuldmagt til at afgive alle medlemmets stemmer.

Stk. 4. Beslutning træffes af de tilstedeværende repræsentanter for medlemmer. Alle beslutninger kræver tilslutning fra 2/3 af de afgivne stemmer. Når repræsentanter, der repræsenterer 1/4 af stemmerne på generalforsamlingen, forlanger det, skal afstemningen være skriftlig.

Stk. 5. Såfremt en beslutning på generalforsamlingen vil medføre, at medlemmernes forpligtelser i forhold til foreningen ændres, kan ethvert medlem nedlægge veto mod beslutningen med den virkning, at forslaget ikke tillægges virkning over for det vetoende medlem. Vetoets nedlæggelse kræver, at 4 af medlemmets 6 stemmer på generalforsamlingen tilslutter sig vetoet. Såfremt et medlem nedlægger veto mod en beslutning på en generalforsamling, kan bestyrelsen på det førstkommende bestyrelsesmøde med 2/3´s flertal beslutte, at det vetoende medlems administrationsaftale skal opsiges med 3 måneders varsel.

Stk. 6. Forhandlingerne på generalforsamlingen skal ledes af en dirigent, der vælges af forsamlingen.

Stk. 7. Ordinær generalforsamling skal afholdes senest 4 måneder efter regnskabsårets afslutning. Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal omfatte følgende punkter:

1. Valg af dirigent.
2. Godkendelse af dagsorden.
3. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år.
4. Godkendelse af årsregnskab med tilhørende revisionsberetning.
5. Valg af revisor.
6. Valg af eksterne bestyrelsesmedlemmer.
7. Valg af medlemsrepræsentanter til bestyrelsen.
8. Godkendelse af budget, herunder fastsættelse af administrationsbidrag
9. Behandling af eventuelt indkomne forslag.
10. Eventuelt.

Stk. 8. Den ordinære generalforsamling indkaldes af bestyrelsen med mindst 4 ugers varsel ved mail til samtlige medlemmer stilet til disses bestyrelsesformænd. Indkaldelsen skal angive tid og sted for generalforsamlingen, foreløbig dagsorden samt opfordring til medlemmerne om at fremsende forslag, som ønskes behandlet på generalforsamlingen. Senest en uge inden generalforsamlingens afholdelse skal eventuelt indkomne forslag udsendes til alle medlemmer sammen med en endelig dagsorden.

Stk. 9. Efter bestyrelsens beslutning kan der deltage særligt indbudte personer eller grupper af personer på foreningens generalforsamlinger. Har bestyrelsen truffet en sådan beslutning, kan generalforsamlingen med almindeligt flertal modsætte sig de pågældende indbudte personers tilstedeværelse til behandling af bestemte punkter på dagsordenen.

Stk. 10. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen finder anledning til det, når en tidligere generalforsamling har besluttet det, eller når mindst 25% af medlemmerne skriftligt anmoder herom med henblik på at få et angivet emne behandlet. Anmodning gives til bestyrelsen, som skal indkalde til ekstraordinær generalforsamling med mindst 2 ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for generalforsamlingen samt dagsorden.

Stk. 11. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest 3 uger efter, at bestyrelsen har modtaget anmodning herom i overensstemmelse med stk. 9. Når ekstraordinær generalforsamling har været afholdt, kan ny ekstraordinær generalforsamling om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinær generalforsamling.

Stk. 12. Ethvert medlem har ret til at få et bestemt angivet emne behandlet på generalforsamlingen. Forslag, der ønskes optaget på dagsordenen til den ordinære generalforsamling, skal være modtaget af bestyrelsen senest 2 uger før den ordinære generalforsamling. Indsendte forslag skal sammen med en endelig dagsorden udsendes til foreningens medlemmer senest 1 uge før den ordinære generalforsamlings afholdelse, jf. § 6, stk. 8.

Stk. 13. Forslag, der ønskes behandlet på en ekstraordinær generalforsamling, skal være modtaget af bestyrelsen senest 10 dage før den ekstraordinære generalforsamling. Indsendte forslag skal sammen med en endelig dagsorden udsendes til foreningens medlemmer senest 5 dage før den ekstraordinære generalforsamlings afholdelse.

Stk. 14. I en protokol optages en kort beretning om forhandlingerne. Beretningen underskrives af dirigenten og af formanden for bestyrelsen.

§ 6. Bestyrelse

Stk. 1. Bestyrelsen består af 7 medlemmer, heraf skal mindst 4 være medlemsrepræsentanter.
Maksimalt 3 eksterne medlemmer kan vælges til bestyrelsen på foreningens ordinære generalforsamling.

Stk. 2. Hvert medlem kan opstille én kandidat til valg til bestyrelsen på generalforsamlingen. Medlemsrepræsentanter vælges for 2 år ad gangen.
Generalforsamlingen kan med almindeligt flertal beslutte at lade op til 3 bestyrelsesmedlemmer udpege, eksempelvis en repræsentant fra en kommune, et realkreditinstitut, en uddannelsesinstitution eller en anden person, som besidder kvalifikationer, der kan være relevante for foreningen.
Bestyrelsen afgår ikke ved den ordinære generalforsamling. Eksterne bestyrelsesmedlemmer kan dog maksimalt vælges for 2 år ad gangen, hvorefter genvalg eventuelt kan finde sted.
Hvis der på den ordinære generalforsamling vælges mindre end 3 eksterne medlemmer til bestyrelsen, vælges tilsvarende flere medlemsrepræsentanter, dog maksimalt 7, medlemmer af foreningen kan kun være repræsenteret med et medlem i bestyrelsen.
Formanden og næstformanden for bestyrelsen, hvor mindst den ene skal være medlemsrepræsentant, vælges af bestyrelsen på førstkommende bestyrelsesmøde efter den ordinære generalforsamling. Formanden og næstformanden afgår hvert år i forbindelse med førstkommende bestyrelsesmøde efter afholdelsen af den ordinære generalforsamling, men genvalg kan finde sted.

Stk. 3. Hvert medlem kan opstille én kandidat til valg til bestyrelsessuppleant. Ved et bestyrelsesmedlems udtræden af bestyrelsen mellem to ordinære generalforsamlinger, indtræder suppleanten i bestyrelsen for den resterende periode. Suppleanter, som er indtrådt i bestyrelsen, afgår altid ved førstkommende ordinære generalforsamling. Genvalg til bestyrelsen eller som suppleant til bestyrelsen kan finde sted.

Stk. 4. Afgår formanden i utide, indtræder næstformanden i dennes plads. Afgår også næstformanden i utide udpeger bestyrelsen selv en midlertidig formand for den resterende periode frem til den førstkommende ordinære generalforsamling. Ved udtræden finder der supplering sted i overensstemmelse med § 6.

Stk. 5. Bestyrelsen skal føre tilsyn med foreningens ansatte og påse, at foreningens drift er forsvarlig. Herunder skal bestyrelsen påse foreningens budgetlægning og regnskabsaflæggelse samt at den daglige administration sker i overensstemmelse med de herfor gældende regler. Bestyrelsen forhandler samtidig med nye medlemmer om indtrædelse i foreningen, idet bestyrelsen fastsætter vilkårene herfor i den administrationsaftale, som indgås med nye medlemmer. Bestyrelsen kan honoreres eller ydes vederlag.

Stk. 6. Hvert år godkender bestyrelsen årsregnskabet for foreningen. Endvidere vedtager bestyrelsen hvert år inden regnskabsårets udløb budget for foreningen, som indstilles til generalforsamlingens godkendelse.

Stk. 7. Ved en forretningsorden træffer bestyrelsen nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. Forretningsordenen må ikke være i strid med foreningens vedtægt.

Stk. 8. Til varetagelse af den daglige drift, herunder de i stk. 5 ovenfor nævnte opgaver, kan bestyrelsen beslutte at foreningen ansætter en direktør til varetagelsen af den daglige drift. Bestyrelsen vedtager retningslinier for direktørens og formandens kompetencer.

Stk. 9. For at sikre medlemmernes fulde indsigt i administrationen, har det bestyrelsesmedlem, som repræsenterer medlemmet, til enhver tid ret til at modtage alt materiale vedr. administrationen af medlemmet. Den praktiske fremgangsmåde aftales med direktøren og tilpasses så vidt muligt det enkelte medlems forhold og ønsker. Bestyrelsesmedlemmet har samtidig indenfor administrationsaftalen indirekte instruktionskompetence overfor den eller de medarbejdere, som varetager administrationen af det medlem, som bestyrelsesmedlemmet repræsenterer. Instruktionsbeføjelsen udøves gennem direktøren, der har pligt til at følge og videregive bestyrelsesmedlemmets anvisninger til personalet for så vidt angår forholdene for det medlem, som bestyrelsesmedlemmet repræsenterer. Eventuelle uoverensstemmelser mellem direktøren og et bestyrelsesmedlem skal forelægges den samlede bestyrelse.

Stk. 10. Bestyrelsesmøde indkaldes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden, når der skønnes at være behov herfor, samt når 2 medlemmer af bestyrelsen anmoder herom. Bestyrelsesmøder indkaldes skriftligt med mindst 6 dages varsel. Ud over bestyrelsesmedlemmerne har tillige direktøren adgang til bestyrelsens møder dog uden stemmeret.

Stk. 11. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når halvdelen af medlemmerne er til stede og kan deltage i stemmeafgivelsen.

Stk. 12. Beslutninger træffes af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer ved almindeligt stemmeflertal, medmindre andet fremgår af nærværende vedtægter. Står stemmerne lige, gør formandens, eller i dennes fravær næstformandens, stemme udslaget.

Stk. 13. Såfremt en beslutning i bestyrelsen vil medføre, at et medlems forpligtelser i forhold til foreningen ændres, kan det bestyrelsesmedlem, som er udpeget af det pågældende medlem, nedlægge veto mod beslutningen med den virkning, at forslaget ikke tillægges virkning over for det medlem, som det vetoende bestyrelsesmedlem repræsenterer. Såfremt et bestyrelsesmedlem nedlægger veto mod en beslutning i bestyrelsen, kan foreningens bestyrelse efter forhandling med medlemmets bestyrelse på det førstkommende bestyrelsesmøde med 2/3´s flertal beslutte, at det vetoende medlems administrationsaftale skal opsiges med 3 måneders varsel.

Stk. 14. I en protokol optages en kort beretning om forhandlingerne. Beretningen underskrives af formanden.
 
§ 7. Regnskab og formue

Stk. 1. Foreningens regnskabsår er 1. august til 31. juli. Første regnskabsår løber dog fra stiftelsesdatoen til den 31. juli 2003.

Stk. 2. Foreningen vælger hvert år på den ordinære generalforsamling en revisor, som skal være statsautoriseret eller registreret. Revisor afgår hvert år på den ordinære generalforsamling. Genvalg kan finde sted.

Stk. 3. Efter regnskabsårets udløb forelægger direktøren udkast til årsregnskab for bestyrelsen og foreningens revisor. Det reviderede årsregnskab skal før den ordinære generalforsamling underskrives af bestyrelsen og direktøren, og foreningens revisor.

§ 8. Tegning og hæftelse

Stk. 1. Foreningen tegnes af formanden, næstformanden eller af direktøren i forening med et andet bestyrelsesmedlem. Bestyrelsen kan meddele prokura.

Stk. 2. For foreningens forpligtelser hæfter alene foreningen. Der påhviler ikke medlemmerne nogen personlig hæftelse for de foreningen påhvilende forpligtelser.

Stk. 3. Foreningens formue kan ikke afhændes eller pantsættes uden samtykke fra generalforsamlingen.

§ 9. Vedtægtsændringer

Stk. 1. Ændring af foreningens vedtægter kan alene ske ved generalforsamlingsbeslutning. Forslag om vedtægtsændring kan kun vedtages, hvis 2/3 af medlemmerne er repræsenteret, og 2/3 af de afgivne stemmer tilslutter sig forslaget om at ændre vedtægterne. Er mindre end 2/3 af medlemmerne repræsenteret, og er mindst 2/3 af de afgivne stemmer for forslaget, afholdes ny generalforsamling inden 2 uger, og på denne generalforsamling kan forslaget om ændring af vedtægterne - uanset antallet af fremmødte - vedtages, hvis 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget.

§ 10. Opløsning

Stk. 1. Opløsning af foreningen sker ved likvidation.

Stk. 2. Likvidation af foreningen kan alene ske efter forslag fra foreningens bestyrelse og efter vedtagelse på foreningens generalforsamling.

Stk. 3. Forslag om likvidation af foreningen kan kun vedtages, hvis 3/4 af medlemmerne er repræsenteret på generalforsamlingen under behandlingen af forslaget, og 3/4 af de afgivne stemmer tilslutter sig forslaget om likvidation. Er mindre end 3/4 af medlemmerne repræsenteret, men mindst 3/4 af de afgivne stemmer er for forslaget, afholdes ny generalforsamling inden 2 uger, og på denne generalforsamling kan forslaget om likvidation af foreningen - uanset antallet af fremmødte - vedtages, hvis 3/4 af de afgivne stemmer er for forslaget.

Stk. 4. Generalforsamlingen træffer beslutning om udpegelsen af to likvidatorer. En likvidator kan kun udpeges, såfremt 3/4 af de repræsenterede medlemmer tilslutter sig valget.

Stk. 5. Foreningens formue skal ved opløsning af foreningen uddeles til bestående medlemmer af foreningen. Formuen som fordeles til ethvert medlem, opgøres som formue til fordeling fordelt efter det enkelte medlems betalte "basisadministrationshonorar" i forhold til alle bestående medlemmers betalte "basisadministrationshonorar" i det sidste fulde regnskabsår før opløsningen besluttes.

***

Således vedtaget på den stiftende Generalforsamling den 30. september 2002 samt på foreningens ekstraordinære Generalforsamling den 11. marts 2003. Rettelser vedtaget på Generalforsamlingen 31.10.2005 samt Generalforsamling 31.10.2007. Rettelser foretaget den 24.11.2015. Sidste rettelse 29.11.2018.