Vedtægter

VEDTÆGTER
for foreningen Kollegiernes Kontor I København f.m.b.a. pr. generalforsamling 2025.

Præambel
Formålet med foreningen Kollegiernes Kontor i København er at administrere af venteliste for ungdoms- og kollegieboliger, hvor medlemmerne har fuld indflydelse på udlejningspolitikken. Dette skal sikre en effektiv og smidig udlejning kombineret med fuld gennemsigtighed omkring ventelistegebyret og de ydelser, som foreningen leverer til sine medlemmer.

§ 1. Navn og hjemsted

Stk. 1. Foreningens navn er "Kollegiernes Kontor I København", stiftet den 30. september 2002. Foreningens binavn er "KKIK" ("Kollegiernes Kontor I København").

Stk. 2. Foreningen har hjemsted i Københavns Kommune.

§ 2. Formål

Stk. 1. Foreningens formål er at administrere venteliste for ungdoms-og kollegieboliger.

Stk. 2. Foreningen påtager sig administration af venteliste og i mindre omfang administration af:

• almene ungdomsboliger
• selvejende institutioner
• fondskollegier
• støttede private kollegier
• studieboliger ejet af private investorer

§ 3. Medlemsforhold

Stk. 1. Ret til medlemskab af foreningen har selvejende kollegier og almene ungdomsboligorganisationer, herefter tillige kaldet medlemmer.

Stk. 2. Andre ejere af udlejningsejendomme end de i stk. 1 anførte kan optages som medlemmer, såfremt foreningens bestyrelse forud for indmeldelsen giver samtykke hertil. Bestyrelsen skal ikke begrunde en eventuel afvisning, idet foreningen primært skal virke som ventelisteadministrator for de i stk. 1 anførte boligorganisationer.

Stk. 3. Indmeldelse i foreningen sker ved indgåelse af en Ventelisteaftale for medlemmer. Indgåelse af en Ventelisteaftale forhandles med foreningens direktion og bestyrelse.

Stk. 4.  Medlemskab og Ventelisteaftale kan opsiges med 12 måneders skriftligt varsel til udgangen af et regnskabsår. Opsigelsen skal fremsendes skriftligt til foreningens direktion.

Stk. 5. Et medlem, der væsentligt eller gentagne gange ikke opfylder de af medlemskabet følgende forpligtelser, herunder, men ikke begrænset til, forpligtelser i henhold til den indgåede Ventelisteaftale, kan ekskluderes af foreningen. Beslutning om eksklusion af et medlem træffes af bestyrelsen. Bestyrelsens begrundede beslutning om eksklusion skal forelægges generalforsamlingen til godkendelse og vedtages med tilslutning fra 2/3 af de afgivne stemmer.

§ 4. Kapitalforhold

Stk. 1. Administration af medlemmernes venteliste skal ske til kostpris, og foreningen må  derfor ikke      oparbejde et overskud uden sagligt formål . Bestyrelsen er dog forpligtet til at sikre, at foreningens kapitalberedskab til enhver tid er forsvarligt i forhold til foreningens aktiviteter, herunder forpligtelser over for medlemmerne samt eventuelle forpligtelser over for tredjemand. Bestyrelsen skal endvidere sikre, at der årligt udarbejdes en opgørelse over det forventede nødvendige kapitalberedskab.    
Stk. 2. Der betales et årligt ventelistegebyr til foreningen for dennes administration af venteliste.

Stk. 3. Ventelistegebyret reguleres årligt under iagttagelse af stk. 1. Vurderer bestyrelsen, at det oparbejdede kapitalberedskab er større end nødvendigt, kan bestyrelsen fastsætte, hvordan det overskydende beløb skal anvendes.

Stk. 4. I forbindelse med godkendelsen af et årsregnskab fastsætter bestyrelsen ventelistegebyret for det kommende regnskabsår. Det af bestyrelsen fastsatte ventelistegebyr skal godkendes af medlemmerne på den ordinære generalforsamling i forbindelse med godkendelsen af det seneste årsregnskab. Såfremt generalforsamlingen ikke kan godkende det af bestyrelsen fastsatte ventelistegebyr, skal bestyrelsen senest 14 dage efter den ordinære generalforsamling fastsætte et revideret forslag. Dette forslag skal forelægges medlemmerne på en ekstraordinær generalforsamling, der indkaldes med 2 ugers varsel.    

Stk. 5. Bestyrelsen er bemyndiget til at optage en passende kredit i et pengeinstitut.

§ 5. Generalforsamlingen

Stk. 1. Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed og træffer blandt andet beslutning om: 

1. Godkendelse af årsregnskab og beretning.
2. Valg af revisor.
3. Beslutning om valg af ét eksternt bestyrelsesmedlem.
4. Valg af medlemmer til bestyrelsen. 
5. Foreningens udlejningspolitik.
6. Fastsættelse af ventelistegebyr.
7. Ændring af vedtægterne.
8. Eksklusion af medlemmer.
9. Opløsning af foreningen.

 

Stk. 2. Mødeberettiget på foreningens generalforsamling er en repræsentant fra foreningens medlemmer samt aktuelle bestyrelsesmedlemmer. Hvert medlem kan højst være repræsenteret af én fysisk person, der er behørigt bemyndiget ved fuldmagt. Bestyrelsen for det enkelte kollegie eller ungdomsbolig fastsætter, hvem der repræsenterer medlemmet, idet bestyrelsesmedlemmer har fortrinsret. Dernæst kan repræsentationen varetages af et medlem af beboerrådet eller afdelingsbestyrelsen. Den fremmødte person skal på dirigentens anmodning dokumentere sin fuldmagt. Alle personer, der repræsenterer et medlem på generalforsamlingen, samt KKIKs bestyrelse har adgang til at tage ordet dér.

Stk. 3. Hvert af foreningens medlemmer har en stemme på generalforsamlingen.

 

Stk. 4. Beslutninger på generalforsamlingen træffes af de tilstedeværende repræsentanter for medlemmerne. Alle beslutninger kræver tilslutning fra 2/3 af de afgivne stemmer. såfremt repræsentanter, der repræsenterer mindst 1/4 af stemmerne, fremsætter begæring herom, skal afstemningen foretages skriftligt.

Stk. 5. Forhandlingerne på generalforsamlingen skal ledes af en dirigent, der vælges af repræsentanterne.

Stk. 6. Ordinær generalforsamling skal afholdes senest 4 måneder efter regnskabsårets afslutning.

Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal omfatte følgende punkter:

1. Valg af dirigent.
2. Godkendelse af dagsordenen.
3. Bestyrelsens årsberetning, herunder forretningsførelsen i det forløbne år.
4. Godkendelse af årsregnskab med tilhørende revisionsberetning.
5. Valg af revisor.
6. Valg af medlemmer samt suppleanter til bestyrelsen.
7. Godkendelse af budget, herunder fastsættelse af ventelistegebyr
8. Behandling af eventuelt indkomne forslag.
9. Eventuelt.

 

Stk. 7. Den ordinære generalforsamling indkaldes af bestyrelsen med mindst fire ugers varsel ved mail til samtlige medlemmer, stilet til bestyrelsesformanden eller tilsvarende ansvarlige for det pågældende medlem. Indkaldelsen skal angive tid og sted for generalforsamlingen, foreløbig dagsorden samt opfordring til medlemmerne om at fremsende forslag, som ønskes behandlet på generalforsamlingen. Senest en uge inden generalforsamlingens afholdelse skal eventuelt indkomne forslag udsendes til alle medlemmer sammen med en endelig dagsorden.
Stk. 8. Efter bestyrelsens beslutning kan der deltage særligt indbudte personer eller grupper af personer på foreningens generalforsamlinger. Har bestyrelsen truffet en sådan beslutning, kan generalforsamlingen med almindeligt flertal modsætte sig de pågældende indbudte personers tilstedeværelse til behandling af bestemte punkter på dagsordenen.

Stk. 9. Ethvert medlem har ret til at få et bestemt angivet emne behandlet på generalforsamlingen. Forslag, der ønskes optaget på dagsordenen til den ordinære generalforsamling, skal være modtaget af bestyrelsen senest to uger før den ordinære generalforsamling. Indsendte forslag skal sammen med en endelig dagsorden udsendes til foreningens medlemmer senest en uge før den ordinære generalforsamlings afholdelse, jf. § 5, stk. 7.

Stk. 10. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen finder anledning til det, når en tidligere generalforsamling har besluttet det, eller når mindst 25% af medlemmerne skriftligt anmoder herom med henblik på at få et angivet emne behandlet. Anmodning gives til bestyrelsen, som skal indkalde til ekstraordinær generalforsamling med mindst to ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for generalforsamlingen samt dagsordenen.

Stk. 11. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest tre uger efter, at bestyrelsen har modtaget anmodning herom i overensstemmelse med stk. 10. Når ekstraordinær generalforsamling har været afholdt, kan ny ekstraordinær generalforsamling om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinær generalforsamling.

Stk. 12. Forslag, der ønskes behandlet på en ekstraordinær generalforsamling, skal være modtaget af bestyrelsen senest 10 dage før den ekstraordinære generalforsamling. Indsendte forslag skal sammen med en endelig dagsorden udsendes til foreningens medlemmer senest fem dage før den ekstraordinære generalforsamling.

Stk. 13. Der udarbejdes et kort beslutningsreferat fra generalforsamlingen. Referatet underskrives af dirigenten og formanden, formanden for bestyrelsen.
 

§ 6. Bestyrelse

Stk. 1. Bestyrelsen består af tre medlemmer, hvoraf mindst to skal være medlemsrepræsentanter.
 

Stk. 2. Hvert medlem kan opstille én kandidat til valg til bestyrelsen på generalforsamlingen. Bestyrelsesmedlemmer vælges for to år ad gangen.
Generalforsamlingen kan med almindeligt flertal beslutte at lade op til ét bestyrelsesmedlem udpege, som besidder kvalifikationer, der kan være relevante for foreningen.
Bestyrelsen afgår ikke ved den ordinære generalforsamling.  Medlemmer af foreningen kan kun være repræsenteret med ét medlem i bestyrelsen.
Formanden og næstformanden for bestyrelsen vælges af bestyrelsen på førstkommende bestyrelsesmøde efter den ordinære generalforsamling. Formanden og næstformanden afgår hvert år i forbindelse med førstkommende bestyrelsesmøde efter afholdelsen af den ordinære generalforsamling, men genvalg kan finde sted.

Stk. 3. Der kan vælges to suppleanter til bestyrelsen blandt repræsentanterne. Hvert medlem kan opstille én kandidat til valg til bestyrelsessuppleant. Ved et bestyrelsesmedlems udtræden af bestyrelsen mellem to ordinære generalforsamlinger, indtræder suppleanten i bestyrelsen for den resterende periode. Suppleanter, som er indtrådt i bestyrelsen, afgår altid ved førstkommende ordinære generalforsamling. Genvalg til bestyrelsen eller som suppleant til bestyrelsen kan finde sted.

Stk. 4. Afgår formanden i utide, indtræder næstformanden i dennes plads. Afgår også næstformanden i utide udpeger bestyrelsen selv en midlertidig formand for den resterende periode frem til den førstkommende ordinære generalforsamling. Ved udtræden finder der supplering sted i overensstemmelse med § 6.

Stk. 5. Bestyrelsen skal føre tilsyn med foreningens ansatte og påse, at foreningens drift er forsvarlig. Herunder skal bestyrelsen påse foreningens budgetlægning og regnskabsaflæggelse samt at den daglige administration sker i overensstemmelse med de herfor gældende regler.

Bestyrelsen forhandler samtidig med nye medlemmer om indtrædelse i foreningen, idet bestyrelsen fastsætter vilkårene herfor i den ventelisteaftale, som indgås med nye medlemmer.

Bestyrelsen kan honoreres eller ydes vederlag.

Stk. 6. Hvert år godkender bestyrelsen årsregnskabet for foreningen. Endvidere vedtager bestyrelsen hvert år inden regnskabsårets udløb budget for foreningen, som indstilles til generalforsamlingens godkendelse.

Stk. 7. Ved en forretningsorden træffer bestyrelsen nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. Forretningsordenen må ikke være i strid med foreningens vedtægt.

Stk. 8. Til varetagelse af den daglige drift, herunder de i stk. 5 ovenfor nævnte opgaver, kan bestyrelsen beslutte at foreningen ansætter en direktør til varetagelsen af den daglige drift. Bestyrelsen vedtager retningslinjer for direktørens og formandens beføjelser.

Stk. 9. Bestyrelsesmøde indkaldes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden, når der skønnes at være behov herfor, samt når to medlemmer af bestyrelsen anmoder herom. Bestyrelsesmøder indkaldes skriftligt med mindst seks dages varsel. Ud over bestyrelsesmedlemmerne har tillige direktøren adgang til bestyrelsens møder, dog uden stemmeret.

Stk. 10. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når halvdelen af medlemmerne er til stede og kan deltage i stemmeafgivelsen.

Stk. 11. Beslutninger træffes af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer ved almindeligt stemmeflertal, medmindre andet fremgår af nærværende vedtægter. Står stemmerne lige, gør formandens, eller i dennes fravær næstformandens, stemme udslaget.

Stk. 12. Der udarbejdes et kort beslutningsreferat fra bestyrelsesmødet. Referatet underskrives af formanden.
 
§ 7. Regnskab og formue

Stk. 1. Foreningens regnskabsår er 1. august til 31. juli. Første regnskabsår løber dog fra stiftelsesdatoen til den 31. juli 2003.

Stk. 2. Foreningen vælger hvert år på den ordinære generalforsamling en revisor, som skal være statsautoriseret eller registreret. Revisor afgår hvert år på den ordinære generalforsamling. Genvalg kan finde sted.

Stk. 3. Efter regnskabsårets udløb forelægger direktøren udkast til årsregnskab for bestyrelsen og foreningens revisor. Det reviderede årsregnskab skal før den ordinære generalforsamling underskrives af bestyrelsen og direktøren, og foreningens revisor.

§ 8. Tegning og hæftelse

Stk. 1. Foreningen tegnes af 2 i forening fra bestyrelsen/direktionen, hvoraf den ene skal være bestyrelsens formand eller næstformand.  Bestyrelsen kan meddele prokura.

Stk. 2. Foreningens forpligtelser påhviler alene foreningen. Der påhviler ikke medlemmerne nogen personlig hæftelse for foreningens forpligtelser.

Stk. 3. Foreningens formue kan ikke afhændes eller pantsættes uden samtykke fra generalforsamlingen.

§ 9. Vedtægtsændringer

Stk. 1. Ændring af foreningens vedtægter kan alene ske ved generalforsamlingsbeslutning. Forslag om vedtægtsændring kan kun vedtages, hvis 2/3 af medlemmerne er repræsenteret, og 2/3 af de afgivne stemmer tilslutter sig forslaget om at ændre vedtægterne. Er mindre end 2/3 af medlemmerne repræsenteret, og er mindst 2/3 af de afgivne stemmer for forslaget, afholdes ny generalforsamling inden 2 uger, og på denne generalforsamling kan forslaget om ændring af vedtægterne - uanset antallet af fremmødte - vedtages, hvis 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget.

§ 10. Opløsning

Stk. 1. Opløsning af foreningen sker ved likvidation.

Stk. 2. Likvidation af foreningen kan alene ske efter forslag fra foreningens bestyrelse og efter vedtagelse af foreningens generalforsamling.

Stk. 3. Forslag om likvidation af foreningen kan kun vedtages, hvis 3/4 af medlemmerne er repræsenteret på generalforsamlingen under behandlingen af forslaget, og 3/4 af de afgivne stemmer tilslutter sig forslaget om likvidation. Er mindre end 3/4 af medlemmerne repræsenteret, men mindst 3/4 af de afgivne stemmer er for forslaget, afholdes ny generalforsamling inden 2 uger, og på denne generalforsamling kan forslaget om likvidation af foreningen - uanset antallet af fremmødte - vedtages, hvis 3/4 af de afgivne stemmer er for forslaget.
Stk. 4. Generalforsamlingen træffer beslutning om udpegelsen af to likvidatorer. En likvidator kan kun udpeges, såfremt 3/4 af de repræsenterede medlemmer tilslutter sig valget.

Stk. 5. Foreningens formue skal ved opløsning af foreningen uddeles til bestående medlemmer af foreningen. Formuen som fordeles til ethvert medlem, opgøres som formue til fordeling fordelt efter det enkelte medlems betalte "ventelistegebyr" i forhold til alle bestående medlemmers betalte "ventelistegebyr" i det sidste fulde regnskabsår før opløsningen besluttes.

***

Således vedtaget på den stiftende Generalforsamling den 30. september 2002 samt på foreningens ekstraordinære Generalforsamling den 11. marts 2003. Rettelser vedtaget på Generalforsamlingen 31.10.2005, 31.10.2007, 24.11.2015 og 29.11.2018. Sidste rettelse på Ekstraordinær Generalforsamling 24.09.2025.