Privatlivspolitik KKIK

Privatlivspolitik

Kollegiernes kontor I København F.M.B.A, CVR nr.: 26917174 er dataansvarlig for de oplysninger vi indsamler om dig, og vi sikrer at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Vi tager din databeskyttelse alvorligt, og vi har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der fortæller dig hvordan vi behandler dine data.

Kontaktoplysninger

Hvis du ønsker at kontakte os angående vores behandling af dine personoplysninger, kan du gøre det på:

Kampmannsgade 2, 1604 København V

kkik@kollegierneskontor.dk / +45 33 63 05 00

Behandling af personoplysninger

Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig. Hvis du ikke ønsker at vi behandler disse oplysninger, kan det være problematisk at opretholde og imødekomme eventuelt indgåede aftaler og retslige forpligtelser.

 

Ansøgere på ventelister.

For at kunne stå på vores venteliste, er det nødvendigt, at vi indsamler følgende personoplysninger om dig:

  • Navn, Adresse, Telefonnummer, E-mail, Fødselsdagsdato, Husstandens sammensætning og bolig ønsker – Det er nødvendigt at have information vedrørende uddannelse med henblik på vores kollegie / ungdomsboliger. 

Personoplysninger om ansøgere indsamles til følgende formål:

  • Administration i forbindelse med tildeling af bolig, således vi kan komme i kontakt med dig.

Disse oplysninger indsamles baseret på følgende retsgrundlag:

  • Interesseafvejning

Vi videregiver eller anvender ikke dine oplysninger til andre formål end ovenstående.

Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaringen. Typisk vil oplysninger vedr. potentielle kunder blive slettet efter aftalens ophør eller når korrespondancen anses for ikke at være relevant længere.

  • Oplysningerne slettes efter 3 år

 

Lejere

I forbindelse med en aftale om leje af en bolig hos os, indsamler vi følgende personoplysninger om dig: 

  • Navn, adresse, telefonnummer, cpr, e-mail og Husstandens sammensætning

Personoplysninger om lejere indsamles til følgende formål:

  • Udarbejdelse af lejekontrakt
  • Løbende administration i forbindelse med lejemålet


Disse oplysninger indsamles baseret på følgende retsgrundlag:

  • Opfyldelse af kontrakt

Hvis du vil modtage støtte til lejen fra kommunen, vil oplysningerne herom ligeledes behandles. Lejeforholdet er betinget af, at du er under uddannelse, hvorfor der behandles oplysningerne om dine uddannelsesmæssige forhold.

Vi opbevarer dine oplysninger i op til 5 år efter lejemålet er ophørt og økonomiske mellemværender er afsluttet.

 

Tvister

Når vi skal behandle retlige tvister, har vi brug for at behandle personoplysninger for at fastlægge eller forsvare vores retlige interesser. Vi er forpligtet til at behandle klager fra lejere og i fornødent omfang agere over for de lejere, der bl.a. tilsidesætter god skik og orden. I forbindelse med vores håndtering af klagesager behandler vi en række personoplysninger.

I den forbindelse kan være nødvendigt at indsamle personoplysninger som:

  • Navn, adresse, Cpr-nummer, telefonnummer, E-mail, og økonomi.

Personoplysninger om lejere indsamles til følgende formål:

  • Afgørelse eller løsning af en retslig tvist

Disse oplysninger indsamles baseret på følgende retsgrundlag:

  • Interesseafvejning
  • Retslig forpligtelse

Dine personoplysninger kan i forbindelse med afgørelse eller løsning af en retslig tvist videregives til relevante parter, herunder advokater, modparter, inkassofirmaer, eksterne rådgivere, finansielle partnere og andre beslutningstagere samt offentlige myndigheder, herunder beboerklagenævnet, Boligretten og domstolene.

Vi opbevarer dine oplysninger så længe vi kan blive en del af en tvist eller krav.

 

Leverandører og samarbejdspartnere

For at være leverandør og samarbejdspartner hos os, er det nødvendigt at, vi indsamler følgende personoplysninger om dig:

  • Navn, Telefonnummer, Adresse og CVR-nummer ved enkeltmandsvirksomheder.

Personoplysninger om leverandører og samarbejdspartnere indsamles til følgende formål:

  • Behandling af vores køb/ydelser
  • Administration af din relation til os

Disse oplysninger indsamles baseret på følgende retsgrundlag:

  • Opfyldelse af kontrakt

Oplysningerne opbevares i det tidsrum, der er tilladt i henhold til lovgivningen, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaring. Typisk vil oplysninger vedr. leverandører og samarbejdspartnere blive slettet

  • Hvis vi bliver gjort opmærksom på, at vi har fået en ny kontaktperson

 

Jobansøgere

Når vi modtager din ansøgning, vil den blive gennemlæst og behandlet efter nedenstående forskrifter. 

Ansøgningen med bilag bliver delt internt med relevant personale i rekrutteringsprocessen.

Personoplysninger som fremkommer i rekrutteringsprocessen, vil blive behandlet på følgende behandlingsgrundlag: Interesseafvejning, idet behandlingen af personoplysninger sker i begge parters interesse med henblik på et eventuelt fremtidig samarbejde.  

Vi gemmer din ansøgning med bilag indtil vi finder den rette kandidat, og rekrutteringsprocessen bliver afsluttet. Herefter vil din ansøgning med bilag blive slettet, medmindre vi indhenter særskilt samtykke.

Ved uopfordrede ansøgninger gemmer vi din ansøgning med bilag i 6 måneder, hvorefter de bliver slettet.

Hvis vi gerne vil gemme din ansøgning med bilag i mere end 6 måneder, kontakter vi dig for at få dit samtykke til dette.

Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os ved brug af ovenstående kontaktoplysninger.

Øvrige oplysninger om behandling

Sikkerhed
Vi har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til at forhindre at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen. Den dataansvarlige sikrer sig, at behandlingen kun kan finde sted, når alle databeskyttelsesprincipper er opfyldt. Jf. Databeskyttelsesforordningen artikel 5.                                                                                                 

Dataminimering

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de personoplysninger, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type oplysninger, der er nødvendige at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de oplysninger, vi behandler, kan også være bestemt af behovet for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse.  

Vi holder data ajour

Da vores service er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine data. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer, så sørger vi for at opdatere dine persondata. Hvis vi selv bliver opmærksomme på, at data ikke er korrekte, opdaterer vi oplysningerne og giver dig meddelelse om dette.

Videregivelse af oplysninger

Vi benytter en række tredjeparter til opbevaring og behandling af oplysningerne, herunder leverandører af it-løsninger. Disse behandler udelukkende oplysninger på vores vegne og må ikke anvende dem til deres egne formål. I relevante tilfælde kan personoplysninger blandt andet videregives data til banker, inkasso, kommune, Beboerklagenævnet, forsyningsselskaber, vaskeri selskaber, håndværker mm.

Vi anvender kun databehandlere i EU eller tredjelande som har de nødvendige sikkerhedsmæssige garantier, samt virksomheder i lande, der kan give dine oplysninger en tilstrækkelig beskyttelse.

 

Dine rettigheder

  • Du har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem der modtager data om dig i det omfang vi videregiver data i Danmark og i udlandet.
  • Hvis du anmoder om det, kan vi oplyse dig om de data, vi behandler om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.
  • Hvis du mener at de persondata vi behandler om dig er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes. Du bedes være præcis omkring din rettelse ellers vil det besværliggøre vores arbejde og kan i visse tilfælde føre til at vi ikke kan efterkomme din rettelse.
  • I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata. Det gælder fx, hvis du trækker et eventuelt afgivet samtykke tilbage. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.
  • Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan også gøre indsigelse mod vores videregivelse af dine data til markedsføringsformål. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at standse behandlingen af dine persondata. 
  • Du har mulighed for at benytte dig af dataportabilitet, i fald du ønsker dine oplysninger flyttet til en anden dataansvarlig eller databehandler.
  • Vi sletter af egen drift dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige for det formål de er indsamlet til, eller når vi ikke har en retslig grundlag til at opbevare dem længere.

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.